Velge rett saksbehandlingssystem

Et saksbehandlingssystem eller dokumenthåndteringssystem kan være helt riktig for en bedrift eller organisasjon, men ikke passe en annen i det hele tatt. For å vite hvilket system akkurat din bedrift burde gå for, er det viktig å gjennomgå og stille seg selv og bedriften noen spørsmål. Først og fremst bør de som trenger systemet å fortelle hva som er viktigst for dem. Et godt system hjelper dere å administrere og kommer til å gjøre det lettere for dere å fremstå som kundevennlige, siden ingenting blir glemt. Se over de eksisterende prosessene som finnes og sy sammen en kjede av de som involveres i en og samme sak. Riktig saksbehandlingssystem gjør det enkelt for neste person å ta over en sak og det blir enkelt å få oversikt. Hvor stort er deres behov for å kunne bygge på med flere funksjoner, og behøver andre systemer å kunne koble seg til saksbehandlingssystemet? Trenger dere å kunne koble sammen saker også? Skal en kunde kunne logge inn for å forfølge sine forespørsler? Og hvordan vil dere selv følge opp hver sak?

Kartlegg de eventuelle problemene som finnes i dag og hva som er viktigst å løse. Ikke glem å gi personalet en god opplæring når dere har funnet riktig system for deres bedrift. Et saksbehandlingssystem skal gjøre support og saksbehandling enklere, raskere og det skal automatisere dokumentflyten -samtidig som deres kunder skal oppleve at dere er enkle å kommunisere med. Velkommen til å sammenligne saksbehandlingssystemer i BusinessWiths enkle guide.

Saksbehandlingssystemer for ulike bransjer

Avhengig av hvilken bransje du jobber i, kan behovet for saksbehandlingssystemer eller dokumenthåndtering se veldig forskjellig ut. Noen bransjer eller bedrifter kan ha et stort behov for at systemet reagerer ulikt avhengig av hvilken type saker som kommer inn, eller at systemet er responsivt og fungerer uansett hvilken enhet man jobber fra.

Mange systemer i dag går ann å tilpasse ut i fra spesifike systemer og kan med fordel kobles sammen med andre CRM-systemer, økonomisystemer eller andre virksomhetssystemer av ulik art. Det finnes systemer det går ann å jobbe offline i, for dem som ikke alltid har nettilgang og som trenger å ha tilgang når som helst og hvor som helst. Mulighetene er uendelige.

I eiendomsbransjen for eksempel, trenger man ofte et system som klarer å administrere alt fra utleiemerknader og feilmeldinger til å kunne håndtere dokumenter og viktige avtaler. Her kan det finnes et behov for et system som kan sende ut påminnelser om saker og et system som sier i fra når en tidsfrist utløper. Det må også kunne kobles til et økonomisystem slik at fakturering kan gjøres. Her er det veldig viktig for eiendomsselskapet at systemet virkelig leverer opp til de krav som er. Å håndtere alle dokumenter er alt for tidkrevende, et digitalt system gir både bedre service og kvalitet, og det gjør oppfølging mye enklere. Dessuten er det pengebesparende og minsker personalbehovet, ettersom prosessene passer seg selv når ingen ting faller mellom stolene. En forrettningsfordel helt enkelt!