Hva bør du kreve av dokumenthåndteringssystemet ditt?
Det er flere ting du bør tenke på og stille som krav når du er ute søk etter et dokumenthåndteringssystem. Mange av de mer avanserte systemene kan være kompliserte å bruke og kreve mer opplæring, mens de enkle kan noen ganger mangle funksjoner du trenger. Virkelig sørge for at du velge systemer med omhu. En god idé er å virkelig teste systemet for for å se hvordan det fungerer i praksis. Dokumenthåndteringssystemene fungerer forskjellig bra avhengig av hvilke behov du har og i hvilken bransje du driver. Til å finne et system som er perfekt kan være vanskelig og å skreddersy Perfeksjon er heller ikke alltid lett. Det viktigste å tenke på er at det virkelig skal passe de ansatte som jobber med dem ulike dokumenter. Et godt system sparer deg for mye tid, og gjør deg kan meget effektivt holde styr på dokumentene dine og at de er korrekte arkivert og at de raskt kan spores og søkes.
Krev gjerne at systemet du velger fungerer som en mobilapplikasjon. Dette er fordi dagens arbeidsplasser blir stadig mer mobile og det dokumentene må da være tilgjengelige uansett hvor du er. Å kunne jobbe i dokumentene via mobilen bidrar til mer fleksibilitet og sparer mange ganger tid.
Andre råd fra oss i BusinessWith er å velge system for dokumenthåndtering som virkelig føles enkel å bruke, kan indeksere automatisk og kan utvides ved behov i fremtiden. Tenke utenfor boksen den ansattes perspektiv – det er aldri en god idé å implementere et nytt system som ingen forstår eller bruker. Ankre kjøpet av det det nye systemet med sluttbrukerne. Krav fra din leverandør om at de kan gi opplæring om nødvendig, og hjelpe deg med undervisningsmateriell som e-læring eller videoer.
Sammenlign og velg dokumenthåndteringssystemer hos BusinessWith, eller ta kontakt kontakt oss hvis du trenger ytterligere hjelp og veiledning.