Få anbefalt rett Timeregistreringssystem for din bedrift

Medarbeideres innrapportering av arbeidstiden sin er viktig fra mange aspekter. For det første er tidsrapporteringen et grunnlag for lønn, og som administrator kan du raskt få oversikt over eventuelle avvik, fleksitid eller overtid. For det andre blir det enklere for bedriften å holde oversikt over lønnsomheten hvis dere har et tidssystem som spesifiserer hvor lang tid ulike oppgaver tar. Slik kan dere effektivisere og eliminere tidstyver.

Mange bedrifter bruker fremdeles papir og penn til å innrapportere tid, men det finnes faktisk utrolig mange digitale verktøy og apper for tidsrapportering på markedet. Med et godt verktøy som er tilpasset deres virksomhet slipper dere å jakte på dokumentasjon – lønnsfilene automatiseres og alt er tilgjengelig i systemet. Ta deg litt tid til å sammenligne tidsrapporteringssystemer for å finne det som passer til nettopp din bedrift. BusinessWith hjelper deg med å sammenligne de ulike tidsrapporteringssystemene.

Det finnes mange tidsrapporteringssystemer i Norge. Bare her i BusinessWith har vi oppført mer enn 44 ulike systemleverandører innen tidsrapportering og prosjekthåndtering. De fleste av de aktørene som vi har her på nettsiden er lokale leverandører som fokuserer på det svenske og de nordiske markedene. Når man skal vurdere hvilke aktører som passer best til spesielle behov, bør man være oppmerksom på forskjellene mellom de leverandørene som kun fokuserer på digital tidsrapportering og de som har tidshåndtering som en del av sin systemstruktur.

Det finnes mange systemleverandører som muliggjør digital tidsrapportering på det svenske markedet, og dette gjør det vanskelig for kjøperen å få oversikt over hvilket tidsrapporteringssystem som er best egnet. Dessuten er det ikke lett å vite om man virkelig trenger alle de funksjonene de ulike pakketilbudene inneholder. Businesswith.se er en helt gratis tjeneste for kjøpere av SaaS/systemer på nordiske markeder. Her finner dere alle leverandører som tilbyr tidsrapporteringssystemer. Som kjøpere kan dere filtrere etter ulike funksjoner og priser, slik at dere raskt og enkelt kan få oversikt over hva som passer best til deres behov. Det er for eksempel mulig å se hvilke leverandører som tilbyr personliggjort eller tilpasset prosjektrapportering. Eller kanskje dere ser etter et bransjespesifikt tidsrapporteringssystem som er utviklet for håndverkere eller konsulenter som fakturerer tid? Kanskje skal dette skje via en app for tidsrapportering?

Etter samtaler med mange leverandører og undersøkelse av behovet til både små og større selskaper, har vi prøvd å kartlegge og analysere ulike funksjoner som vi anser er kjernefunksjoner eller mer spesialtilpassede funksjoner for mobil tidsrapportering.

Sjekk prismodellen og hvilke funksjoner som er inkludert

Prosjekt- og tidsrapporteringssystemer finnes for alle bedriftsstørrelser og bransjer. Likevel er det viktig å sjekke prismodellen. Mange leverandører har et veldig godt produkt, men du trenger kanskje kun 40–50 % av funksjonene deres og må betale for alle. Dette trenger ikke være en ulempe hvis man faktisk har tidsrapportering som en sentral del av sin virksomhet, siden oppgraderingen mellom pakkene ikke innebærer så store prisforskjeller dersom for eksempel grunnpakken inneholder flere funksjoner.

Finn din leverandør og sammenlign, eller bruk systemguiden for å se hva som er best egnet for deg. Her finner du alt om systemer og programvare for prosjektrapportering, tidsrapportering, personallister, tidsregnskap osv.

Hva er tidsrapporteringssystemer?

Mange innrapporterer arbeidstiden sin på papir, men det finnes mange leverandører som leverer digitale innovasjoner som brukes til å lage tidsrapporter digitalt, via en app eller på nett. Dessuten gir tidsrapporteringssystemene god dokumentasjon for lønnsadministrasjonen og regnskapsfirmaet og bidrar til å unngå manuelle feil. Tidsrapporteringssystemene er egentlig ganske like, for eksempel muliggjør nesten alle systemer følgende:

• Registre tid
• Opprette dokumentasjon for lønn og bokføring
• Gi ledere oversikt over fravær og arbeidet tid i sine avdelinger
• Fakturere tid hvis man for eksempel jobber i konsulentbransjen, som frilanser e.l.

Det grunnleggende er som sagt likt, men behovsnivået kan variere sterkt. Behovene varierer ofte med hvilke rutiner og prosesser du har, om du jobber innen prosjektrelaterte virksomheter eller om du har outsourcet lønnshåndteringen til for eksempel et regnskapsfirma.

Tidsrapporteringssystemene bidrar til å øke lønnsomheten og gir et mer nøyaktig tidsregnskap og alt relatert til dette. Men hvordan skal du velge et system som passer til nettopp dine behov, slik at du ikke betaler overpris?

Hva du må vite når du vurderer et tidsrapporteringssystem

Det grunnleggende du må tenke på når du skal kjøpe et tidsrapporteringssystem: hold det enkelt! Med det mener vi at man må ta utgangspunkt i sine egne rutiner og prosesser og se om det er mulig at tidsrapporteringssystemet, utfra sine muligheter til kundetilpasning, kan lage det dere trenger digitalt, uten at dere trenger å gjøre for store endringer. Det er mange leverandører som har ferdige pakketilbud som kan oppfylle nesten 90 % av alle behovene deres, men hva med de resterende 10 %? For eksempel er det mange leverandører som tilbyr det meste angående tidsregistrering og planlegging, men ikke har en godt fungerende attestfunksjon, noe dere kanskje trenger. Nedenfor gir vi deg noen forslag til hva du bør tenke på når du skal kjøpe et mobilt tidsrapporteringssystem:

For dere som jobber med å fakturere tid og har ansatte

Har systemet en planleggingsfunksjon

• Attestering
• E-signatur
• Er det mulig å legge til reiseregnings- og utleggshåndteringsmodul
• Kan systemet integreres med ditt eget eller regnskapsfirmaets lønnssystem
• Kan man opprette en arbeidsordre direkte i systemet
• Er personliggjøring inkludert, eller må det kjøpes i tillegg

For alle som ønsker et enklere tidsrapporteringssystem

• Kan regnskapsfirmaet lese inn tidsrapporten direkte fra systemet
• Finnes det ansvarsnivåer
• Det skal være enkelt å opprette dokumentasjon for fakturaer og lønn
• Rapporteringsformat
• Prosjektrapportering

Prisforskjellen mellom grunnfunksjonene er ikke så store, men det varierer dessverre sterkt hvilke funksjoner som er inkludert i de ulike pakkene. Derfor kan du på businesswith.no se hvilke funksjoner leverandørene tilbyr og hvordan prismodellene deres er oppsatt. Slik blir det enkelt å sammenligne systemleverandørene direkte med hverandre i tjenesten vår.