Hvilket dokumenthåndteringssystem trenger din bedrift?
Alle virksomheter har dokumenter som må signeres og arkiveres, og for å hold virkelig god orden og følg lover og regler, du trenger en dokumenthåndteringssystem. Det betyr at du ikke trenger å forholde deg til det til permer og papirbunker – og i stedet kan lene seg tilbake og vite at dine dokumenter, avtaler, beslutninger, sitater eller retningslinjer er dokumentert på en smart og digital måte. Det som systemet for dokumenthåndtering det hjelper blant annet at du lar de rette personene ha autorisasjon og at du for eksempel raskt og enkelt skal kunne finne ut status på dokumentene hva som er signert eller ikke og hvilken versjon av dokumentet som gjelder. Du får dermed god oversikt og full kontroll over bedriftens ulike dokumenter.
Å ha nettbasert dokumentbehandling gir deg tilgang til det du trenger uansett hvor du er, og at du vet at alt er trygt lagret. Men hvordan bør du velge dokumenthåndteringssystem? Det kommer helt an på hva slags person du er bedrift og i hvilken bransje du opererer. Trenger du en skalerbar løsning for å vokse med? Eller er en enkel løsning nok? Hvor moderne skal systemet være? Hvordan Må dine flyter og prosesser automatiseres? Skulle det være skreddersydd til dine behov? Husk at et godt system bør gjøre det blir nesten umulig for deg å gjøre feil når du håndterer dokumentene dine.
Hvilke dokumenthåndteringssystemer er tilgjengelige på det norske markedet?
Et verktøy for digital dokumenthåndtering er ofte tilgjengelig på mange forskjellige måter systemstrukturer. Noen leverandører spesialiserer seg på håndtering av digitale dokumenter mens andre leverandører kan tilby en komplett styringssystem hvor dokumenthåndtering er en modul. Med dette i tankene er det det er mange leverandører på det norske markedet som du kan sammenligne med og også filtrere ut det som passer best for deg.
Sammenlign ulike dokumenthåndteringssystemer her på BusinessWith, for for å finne det som passer best for din bedrift.
Hurtigguide
Relaterte kategorier til Dokumenthåndteringssystem
AvtalehåndteringCompliance-systemDokumenthåndteringssystemElektronisk signeringKYC-systemTelefonsentralListe over 23 forskjellige Dokumenthåndteringssystem
Hurtigguide
Hva bør du kreve av dokumenthåndteringssystemet ditt?
Det er flere ting du bør tenke på og stille som krav når du er ute søk etter et dokumenthåndteringssystem. Mange av de mer avanserte systemene kan være kompliserte å bruke og kreve mer opplæring, mens de enkle kan noen ganger mangle funksjoner du trenger. Virkelig sørge for at du velge systemer med omhu. En god idé er å virkelig teste systemet for for å se hvordan det fungerer i praksis. Dokumenthåndteringssystemene fungerer forskjellig bra avhengig av hvilke behov du har og i hvilken bransje du driver. Til å finne et system som er perfekt kan være vanskelig og å skreddersy Perfeksjon er heller ikke alltid lett. Det viktigste å tenke på er at det virkelig skal passe de ansatte som jobber med dem ulike dokumenter. Et godt system sparer deg for mye tid, og gjør deg kan meget effektivt holde styr på dokumentene dine og at de er korrekte arkivert og at de raskt kan spores og søkes.
Krev gjerne at systemet du velger fungerer som en mobilapplikasjon. Dette er fordi dagens arbeidsplasser blir stadig mer mobile og det dokumentene må da være tilgjengelige uansett hvor du er. Å kunne jobbe i dokumentene via mobilen bidrar til mer fleksibilitet og sparer mange ganger tid.
Andre råd fra oss i BusinessWith er å velge system for dokumenthåndtering som virkelig føles enkel å bruke, kan indeksere automatisk og kan utvides ved behov i fremtiden. Tenke utenfor boksen den ansattes perspektiv – det er aldri en god idé å implementere et nytt system som ingen forstår eller bruker. Ankre kjøpet av det det nye systemet med sluttbrukerne. Krav fra din leverandør om at de kan gi opplæring om nødvendig, og hjelpe deg med undervisningsmateriell som e-læring eller videoer.
Sammenlign og velg dokumenthåndteringssystemer hos BusinessWith, eller ta kontakt kontakt oss hvis du trenger ytterligere hjelp og veiledning.
